La gestion déléguée en débordement consiste à déléguer une partie de l’activité en relais des équipes des assureurs, mutuelles et instituts de prévoyance, tant sur le domaine des Prestations (factures hospitalières, assurés, décomptes du régime obligatoire…) que des Contrats (bulletins d’adhésion, modifications…). Cela répond à des problématiques diverses et variées : absorption d’un pic saisonnier, résorption d’un stock, benchmark, lancement ou arrêt d’une activité, renfort dans le cadre de projets de type réorganisation, rapprochement, migration/refonte… Comment mettre en place une gestion déléguée en débordement ? Quels sont les avantages ? Quelles questions se poser ? C’est ce que nous vous proposons de découvrir dans cet article.
Mettre en place une gestion déléguée en débordement
La démarche de travail pour une gestion déléguée en débordement doit être pragmatique, et de préférence articulée en quatre étapes :
- Le cadrage : C’est une étape courte (une semaine) mais cruciale pour la suite du processus, de par les actions qu’elle embarque. Il faudra ici évoquer la définition du périmètre, la validation des hypothèses, et la contractualisation.
- La mise en œuvre : A cette étape, il faudra définir la constitution de l’équipe, les habilitations, ainsi que la mise en place du reporting et de la gouvernance.
- Le démarrage : Cette étape, qui peut prendre une à deux semaines, inclut la formation, la montée en charge et en compétences, ainsi que le bilan et la validation des hypothèses.
- Le régime de croisière : C’est la phase de gestion courante. Elle comprend aussi la gestion des montées et baisses de charges.
Au total, il faut compter un délai moyen de mise en œuvre de l’ensemble du dispositif de deux à quatre semaines après que le projet soit entériné.
Pour plus d'informations sur la mise en place d'une délégation de gestion, vous pouvez également consulter notre article sur les bonnes pratiques d'une délégation de gestion efficace.
Les bénéfices de la gestion déléguée en débordement
La gestion déléguée en débordement est une solution très adaptée pour soulager les assureurs santé. Cela apporte de nombreux bénéfices :
- Réactivité : Disposer d’un vivier de ressources formées rapidement et mobilisables
- Maîtrise des flux / stocks : Eviter la constitution de stocks
- Transparence : Suivre en temps réel la productivité dans le respect des procédures de gestion et contrôle
- Maîtrise des coûts : Payer à la consommation, avec des tarifs à l’acte (en définissant clairement ce qu’est un acte), sans coûts cachés
- Gestion déportée : Déporter la charge de gestion administrative (recrutement, formation, entrées et sorties, logistique…)
- Pérennité et partenariat : Permet de compter sur un partenaire pérenne et capable de réaliser un accompagnement à long terme.
Les questions à se poser lors de la mise en place d’une gestion déléguée en débordement
Pour démarrer un projet de gestion déléguée en débordement, il faut se poser des questions pragmatiques, dont nous proposons la liste ci-dessous :
- Périmètre : Quels sont les typologies d’actes confiés ?
- Planning : Quelle est la date cible de mise en œuvre ?
- Volumes : Quels sont les volumes par typologie d’actes ? De même, quelle est la répartition entre le « matelas » permanent et la saisonnalité par typologie d’actes ?
- Qualité : Quels sont les niveaux d’engagement de service attendus ? Les taux d’anomalies et de rejets ?
- Processus : Les procédures de gestion et de contrôle des opérations sont-elles formalisées ? A partir de quel moment intervient-on et à quel moment s’arrête-t-on ?
- Outils : Quel sera l’outil de gestion utilisé ? Y a-t-il une Gestion Electronique des Documents ? Une bibliothèque de courriers ?
- Gestion des flux : Pour des dossiers papiers, quelle est la fréquence d’envoi et de retour ?
En conclusion, le débordement peut être ponctuel (quelques semaines ou mois) ou pérenne (annuel, voire pluriannuel). Ceci dit, il sera dans l’intérêt commun de l’assureur et du délégataire de garder un minimum de volume d’activité tout au long de l’année, afin de maintenir la compétence et un temps de réaction optimisé.
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